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日语商务邮件的注意事项你都了解吗?

不论是刚入职日系企业的朋友,还是已经在日企摸爬滚打多年的朋友,相信你日常业务联络使用最多的工具就是邮件。不过即使你掌握了商务邮件的书写方法,也积累了多年的写作经验,但商务邮件的注意事项也许还有你没有注意到的地方。相不相信,看完以下注意事项你自己可以对照一下。
 
第一项:邮件标题「件名(けんめい)」要准确、简明扼要地表达联络的事情。
 
件名要做到简明扼要,那么就要控制标题的字数,一般件名要控制在20字以内的。如果件名内容过长,让收件人花时间去确认你想联络的事情,对不起,你已经给对方带来了麻烦,对方很忙的,不会第一时间去给你看的,看也是排到最后了,这样一来就影响了你的工作效率。另外,件名过长,对方收到邮件后有可能全部显示出来的,这样的邮件基本都是被“放一放”了。
 
关于件名准确、简明扼要,举个例子说明一下。比如「ご連絡」这个件名的确做到了简洁明了,可是没有做到准确。是关于什么的联络那,意思表达不准确,这样的邮件往往会被丢到垃圾邮件处理掉的。如果写成「会社資料の送付についてのご連絡」,这样写收件人就能马上了解你联络的目的,就有可能第一时间打开你的邮件然后立刻对应。是不是就一目了然了。所以说邮件件名的设定真的很重要,细节决定成败。
 
第二项:正文的书写格式要便于阅读。
 
书写邮件正文内容的时候要注意行长,每一行长度不要超过35个字,如果超出35个字,阅读起来就费劲了。另外,另起一段书写的时候,两个段落之间空白行尽量多隔开一两行,让邮件内容从段落设计上读起来变得舒适些。
 
第三项:有件必回,快速对应
 
一天中你会收到很多业务往来的邮件,和你业务相关的邮件必须做到:有件必回,快速对应。即使有些邮件需要经过确认不能立刻回复的,也需要简单回复一下,比如说「我收到邮件了,在××日之前给您回复」这个样的答复。
 
第四项:一封邮件联络一件事情
 
商务邮件原则上是一封邮件联络一件事情,实在避不开一封邮件联络多个事情的时候,要记住注意邮件的书写方法
 
件名 見積の件打ち合わせの資料
 
株式会社ABC商事
 
佐藤 拓也様
 
いつもお世話になっております。
 
用件は以下の2点となります。ご確認ください。
 
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【要件1】
 
昨日、ご依頼いただいたA商品見積の件につきまして、社内にて
 
検討しているところで、来週の金曜日までには、
 
回答させていただければと存じます。
 
佐藤様には、別途にこちらよりメールを差し上げますので、
 
しばらくお待ちくださいませ。
 
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【要件2】
 
再来週の新製品販売代理についての打ち合わせ要の資料を
 
まず、メールに添付させていただきました。
 
大変お手数ですが、ご査収ください。
 
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上記の2件、どうぞよろしくお願いいたします。
 
第五项:要正确地使用引用内容
 
回复邮件的时候如果想引用对方的邮件内容,一定要注意不要对引用内容做任何编辑,不论引用内容是否有错字或漏字,这是引用文的商务礼仪。引用的时候都必须使用引用符号“>”另外尽量避免多次引用。
 
第六项:避免暧昧,摸棱两可的表现
 
我们在写邮件的时候往往无意识的就写出比较暧昧、摸棱两可的内容,因为这种表现是引起纠纷的源头,一定要注意词语的使用,请参考下面的例子吧。
 
第七项:同一个词语不要再文中反复出现
 
在邮件中如果同一个词反复出现的话,会给对方啰嗦或者词穷的印象,一旦让对方形成这种“坏印象”,或多或少都会影响你们今后的业务展开的。举几个例子,大家体验一下吧。
 
第八项:添付文件的注意点
 
1. 添付文件的格式
 
添付文件一般使用下面这几个文件格式,如果是正规版本的话,这些格式基本都是可以打开的。
 
JPEGファイルの画像(jpeg/jpg) 图片
Word文書(doc/docx) Word文档
Excel文書(xls/xlsx) Excel文档
PDFファイル(pdf) PDF文档
圧縮ファイル(zip) Zip压缩文档
这里需要说一下有些文案,产品介绍,公司介绍等文档使用PPT的场合比较多,用PPT作成的图片有可能对方收到后会出现打不开或者不能完全显示的可能性,这个需要注意一下。
 
2. 添付文件容量不能过大
 
添付文件容量过大,对方收到邮件后也许花费一些时间才能打开,这样会给对方工作带来一些麻烦。发送大容量文件的时候,最好提前确认一下对方的网络受信环境。如果对方网络环境不是很好,可以把文件拆开分成几个文档发送比较好。
 
第九项:发送邮件前需要确认的内容
 
以上九项注意事项是根据多年工作经验总结出来的,当然除了这些注意事项以外还有其他没有遇到过或者没有注意到的。希望大家可以把自己经验分享出来,让大家一切进步!
2020/11/12 17:45:24 16 次